Dersom bedriften din har eksistert noen år har du sikkert merket at det hoper seg opp med papirer, rapporter, dokumenter, kvitteringer osv. Det er vanskelig å være forberedt på alt dette fordi man ganske enkelt ikke vet hva man trenger før i ettertid. Problemet i ettertid er at det blir såpass mye å forholde seg til at man ikke orker å,- eller vet hvor, man skal begynne.

Tradisjonelt sett, har man har to valg:

1. Digitaliseringsprosjekt:
Den vanligste strategien for å få kontroll og orden på dette er å sette i gang et digitaliseringsprosjekt: Hyre inn kompetanse som bygger ut IT-systemer, konverterer data, oppretter kontoer og kundeforhold med tredjeparter og digitaliserer alt og lager rutiner og systemer for at bedriften skal fortsette å lagre informasjonen på det nye systemet.

Dette utløser store kostnader i tjenester, drift og vedlikehold, opplæring gjerne er nødvendig, og skulle man oppdage at man kanskje trengte en del av arkivet litt mer tilgjengelig likevel, så utløses ytterligere kostnader. På toppen av dette øker risikoen siden man er bundet til en måte og gjøre ting på, hva skjer dersom rutiner, markedet eller lover endres? Hva skjer om superbrukeren slutter?

2. Håpe at det går bra:
De fleste har skjønt for lenge siden at digitalisering blir for omfattende og risikofylt. Dermed blir den nye strategien å ikke snakke om det og håpe at man har ressurser til å dekke kostnadene, samt at man aldri får bruk for det.

eller: