Fysiske objekter, prøver osv.

Historiske data i flere formater-, lagrings- og tilgangsløsninger

Skyløsninger

Dokumentasjon: rapporter, avtaler, transaksjoner, ansatte

Video og bilde databaser

Spesial data: krav til temp, luftfukt, etc.

Skyløsninger

Drifter egne dedikerte servere

Fysiske arkiver

Type dokument: Invoicer, rapporter, bilag,
kunde arkiver, analyser, HR-arkiv,
Alt av fysiske papirer
uavhengig av type dokumentasjon.

Visste du at.. det er vanlig å betale 1000,- pr lagret Terrabyte og ytterligere 1000,- pr. backup?

hos oss er prisen 6,-

Utfordring:

Dersom bedriften din har eksistert noen år har du sikkert merket at det hoper seg opp med papirer, rapporter, dokumenter, kvitteringer osv. Det er vanskelig å være forberedt på alt dette fordi man ganske enkelt ikke vet hva man trenger før i ettertid. Problemet i ettertid er at det blir såpass mye å forholde seg til at man ikke orker å,- eller vet hvor, man skal begynne.

Tradisjonelt sett, har man har to valg:

1. Digitaliseringsprosjekt:
Den vanligste strategien for å få kontroll og orden på dette er å sette i gang et digitaliseringsprosjekt: Hyre inn kompetanse som bygger ut IT-systemer, konverterer data, oppretter kontoer og kundeforhold med tredjeparter og digitaliserer alt og lager rutiner og systemer for at bedriften skal fortsette å lagre informasjonen på det nye systemet.

Dette utløser store kostnader i tjenester, drift og vedlikehold, opplæring gjerne er nødvendig, og skulle man oppdage at man kanskje trengte en del av arkivet litt mer tilgjengelig likevel, så utløses ytterligere kostnader. På toppen av dette øker risikoen siden man er bundet til en måte og gjøre ting på, hva skjer dersom rutiner, markedet eller lover endres? Hva skjer om superbrukeren slutter?

2. Håpe at det går bra:
De fleste har skjønt for lenge siden at digitalisering blir for omfattende og risikofylt. Dermed blir den nye strategien å ikke snakke om det og håpe at man har ressurser til å dekke kostnadene, samt at man aldri får bruk for det.

eller:

3. Velge iO Data's løsning:

Full kontroll, tilgang og oversikt, med en gang, til en brøkdel av prisen:

Estimert kostnadsreduksjon i snitt: ~ 70%

Prosess og fremgangsmåte:

  1. Registrerer alle dokumenter, systematisert i ditt eget google søk. Ingen digitalisering på nåværende tidspunkt. Kun oversikt, tilgang og kontroll.
  2. Før noe endres, omformateres, flyttes eller digitaliseres skilles dokumentene i minst fire forskjellige kategorier:

Dokumenter/Data du absolutt må ha tilgjengelig i sitt originale fysiske format på sekundet

Dokumenter/Data du må ha fysisk tilgang til, men ikke på sekundet (du kan vente i noen dager)

Dokumenter/Data du ikke kan kvitte deg med, men som du sannsynligvis aldri får bruk for

Dokumenter/Data som kan slettes og fjernes for alltid.

* Husk at alt er tilgjengelig i søk FØR vi sammen tar disse avgjørelsene og det er du som bestemmer hvor hurtig du vil gå frem. Det vil si at du ikke må stresse, men kan diskutere og ressonere dere frem til dette over tid. Uansett: Med all data og informasjon samlet i ett søk, blir det enklere å avgjøre hva som trengs og ikke. (I tillegg til at du allerede kan jobbe raskere, tryggere og mere effektivt. )

Før noe blir digitalisert blir relevante søkeord registrert ved hjelp av OCR (Optical Character Recognition), dermed blir veien til ditt eget googlesøk for hele bedriften gjort nesten automatisk. Dersom du har ønsker om spesielle søkeord som gjør søket ditt enda mer effektivt, kan vi ordne det når som helst.

*Dokumentet ovenfor er kun ment som en illustrasjon.
Det finnes ingen begrensning på hvilke felter et
dokument kan bruke som søkefelt.

Med en så kort vei til kontroll, tilgang og oversikt reduseres kostnadene og ressurs- og tidsbruken betraktelig i den daglige driften. I tillegg til å være bedre forberedt om noe uforutsett skulle komme opp.

Kostnader vs kapitalfrigjøring og effektivisering: Hva kan du forvente?

Modellen viser et tenkt eksempel på hvordan økonomien utspiller seg. Man starter med en liten investering (gjerne med èn del av arkivet) , og etter kort tid er alt av dokumentasjon og data tilgjengelig i et enkelt "google-søk". Dette gjør bedriften mindre avhengig av enkeltpersoner eller tredjeparter. Samt det øker arbeidsflyten betraktelig. Allerede her kan man starte å kvitte på seg med unødvendige lisenser, eller lagre arkiver på en rimeligere måte.

På kort sikt er man fornøyd med dette, men etterhvert blir det naturlig å ønske seg samme arbeidsflyt, trygghet og kostnadskutt i andre deler av bedriftens data og arkiver. På den måten kan man gradvis bygge seg mot en moderne "digitalisert" bedrift - uten å digitalisere unødvendig, kjøpe dyre systemer eller drive med opplæring.

Vår tjeneste handler om tillitt: Derfor er vår teknologi og fremgangsmåte designet slik at du kan prøve deg frem:

Det er vanlig at våre kunder starter med en liten del av sitt arkiv, og "prøvekjører" løsningen. Da kan man selv se hvor ressurs- og kostnadseffektivt det blir innen kort tid.

Litt mer om kategorisering:

Dokumenter/Data du absolutt må ha tilgjengelig i sitt originale fysiske format på sekundet

Dette blir tilgjengelig i søket ditt, men er også å finne på akkurat samme plass som i dag. Dermed kan du hente opp en digital versjon av dokumentet på sekundet, eller gå i arkivet og hente den fysiske versjonen

Dokumenter/Data du må ha fysisk tilgang til, men ikke på sekundet (du kan vente i noen dager)

Dette er tilgjengelig i søket ditt, men lagres sikrere og rimeligere hos oss. Når du søker opp dokumentet kan du enten be om en komplett digital versjon, med ett enkelt klikk. Eller du kan be oss levere dokumentet til deg fysisk. Vi leverer så raskt du trenger det.

Dokumenter/Data du ikke kan kvitte deg med, men som du sannsynligvis aldri får bruk for

Dette er tilgjengelig i søket ditt, men lagres sikrere og rimeligere hos oss. Når du ber om en fullstending digital versjon av dette dokumentet kan det gjerne ta flere dager. Du kan også be om dokumentet i fysisk format, og vil vil levere dette så raskt som mulig.

Dokumenter/Data som kan slettes og fjernes for alltid.

Disse makuleres på en trygg og sikker måte, forsvarlig etter forskriftene.

Du har historiske data på flere forskjellige lagrings typer i flere forskjellige formater

Type dokument: Tekniske tegninger, seismikk, video,

Utfordring:

Med iO Data's løsning

Estimert kostnadskutt i snitt: ~ 93%

Det første vi leverer er oversikt og kontroll

Man er blitt vant til å tro at kontrollen og oversikten vil komme som et resultat av å ha kjempet seg igjennom en masse arbeid, forvirring og store investeringer - over lang tid.

Snu opp ned på fremgangsmåten -
Ikke arbeidsrutinene eller lommeboken

Med oss tar du i bruk en enkel fremgangsmåte og smart utnyttelse av teknologi som gir tilgang, overblikk og innsikt umiddelbart. Dermed får man utnyttet fordelene av digitalisering med en gang, samtidig som man unngår å kaste bort penger og ressurser på å spekulere seg frem til hva som kanskje vil bli en god løsning om 2 år.

Nå som du har oversikt, hva er neste steg?

Kutt kostnader

På kort tid, uten særlig ressursbruk kan du nå skaffe deg:

Nå kan du slappe av, vel vitende om at systemene, arkivene, dokumentasjonen og alle filene du skal ha kontroll på,
- har du faktisk nå kontroll på 😉

Vårt ansvar, din fleksibilitet og frihet

Laget for å følge dine behov over tid, uten at det koster skjorta. - Nå eller i fremtiden

Mange flotte visjoner og lovnader blir ødelagt av uforutsette kostnader, vår fremgangsmåte bygger på at verken vi eller du kan være helt sikker på hva som vil skje med din bedrift eller ditt marked i fremtiden. Derfor er hele vår modell bygget på tre ting:

Hva sier kundene?

Det beste for oss er at vi kan digitalisere ved behov,- Vi har store datamengder som brukes sjeldent, men når vi trenger det,- må vi ha det raskt! At iO Data kunne løse dette for oss, mens vi samtidig kan kutte kostnader og jobbe mer effektivt er midt i blinken
Jon Magnar Nesvik
Data management expert
OMV
For oss var forutsigbare kostnader et svært viktig element på vegne av kundene våre. iO Data er ett naturlig valg ettersom løsningene de leverer gjør at man kan digitalisere dokumenter eller deler av arkivet kun når man trenger det, det gjør kostnadsbildet enkelt å forholde seg til.
Rolf Erik Svarstad
Business Owner Strategic Accounts
Cegal
Vi opplevde at kunder hadde arkiver med store mengder data som gikk langt tilbake i tid, og som var blitt svært uoversiktlige gjennom årenes løp. Håpet om at det fantes en økonomisk forsvarlig måte å få kontroll over arkivene på var i ferd med å renne ut. Vi kontaktet iO Data som etter kort tid kunne gi oss en enkel oversikt over arkivet, og spare oss både tid og krefter slik at vi kunne fokusere på å levere på det vi skal. Helt supert!
Isabel von Steinaecker
Senior Dipl. Geologist
Cegal

Hva om vi allerede har løsninger vi er fornøyde med?

..hele poenget med å be oss om en gratis rapport, er å se om det finnes muligheter for effektivisering og kostnadskutt,- uten at man må snu hele bedriften på hodet, eller gjøre store investeringer. På toppen av dette er vår fremgangsmåte bygget for å utvikles over tid, kun ved behov. Dermed blir mange overrasket når de kan kutte kostnader med en gang, i tillegg til å ha muligheten til å utvide når bedriften er klar for det selv, – KUN når man er helt sikker på at det ikke er noen risiko for negative konsekvenser, og tydelige muligheter for å kutte kostnader

Hva skjer om vi plutselig har nedskjæringer i bedriften?

..systemet blir enda mer effektivt da de personene som er igjen i selskapet fremdeles har tilgang, oversikt og kontroll på all informasjon. Systemet er ikke personavhengig. (og krever ingen opplæring).

Hva om man vil avslutte kundeforholdet?

Det er like enkelt å avslutte kundeforholdet som det var å starte det. Derfor får du med deg en full databaseeksport av dine data om du velger å forlate oss.

Hva skjer dersom det blir endringer i hvem som krever tilgang til dataene?

Det er en smal sak for oss, eller for deg som kunde for den saks skyld, å overføre eierskap i databasene, slette gamle brukere og opprette nye etc.

Trenger vi superbrukere?

Systemet skal være så enkelt å betjene at alle får det til. En superbruker, eller administrator om du vil, kan likevel være greit å ha slik at noen er ansvarlig for løsningen internt

Hva skjer om vi ønsker å utvide tjenesten med flere/andre typer data/arkiver/dokumenter?

.., vår løsning omfatter alle datatyper, fysiske som digitale, uavhegig av plattform. Sammen med deg som kunde oppdaterer vi ditt søkeverktøy basert på dine nye datatyper og tilhørende informasjon, om det eksisterer.  Samtidig lager vi til passende søkeord for deg – slik at det blir lett for alle å finne frem. (dette kan også bygges ut etter behov) 

Du er ikke den eneste som liker å kutte kostnader og effektivisere når muligheten byr seg: