Brukereksempel: HR-Arkiv, rapporter, bilag/regnskaps dokumentasjon, avtaler, oppdragsdokumentasjon etc.

Et vanlig kundescenario for bedrifter som har utviklet seg gjennom årene. 

Man har, fra tidligere, fysiske arkiver stående. Her er man gjerne avhengig av nøkkelpersoner for å klare å finne frem. 

Hele eller deler av arkivet blir etterhvert «digitalisert»/scannet til pdf og lagret på interne datamaskiner, harddisker og servere. I tillegg kommer ny dokumentasjon til, i form av tekstdokumenter o.l

Etterhvert leier man servere eksternt eller anskaffer nye i et forsøk på å holde tritt med større datamengder og krav til sikkerhet. Til tross for dette blir likevel deler av arkivene også liggende på lokale datamaskiner.   

Deretter flytter man deler av arkivene til en skyløsning, selv om de fortsatt er i forskjellige formater og organisert på forskjellige måte. Nå har man i det minste mulighet for godkjent backup på noe av det.

Anskaffer et software som er mye bedre enn foregående løsninger. Ikke alt blir med her heller, men jobben går raskere med filene og dokumentene som er av nyere dato. 

Man drar med seg beslutninger gjort for mange år siden, og må legge flere «lag» med metoder, kunnskap og teknikker for å kunne navigere. Til slutt ender man opp med flere forskjellige systemer, prosesser og blir avhengig av nøkkelpersonell, dyre lisenser/software og spesial kompetanse  for å ha en viss kontroll og tilgang.

Den gang var det det beste man kunne gjøre for å følge med i tiden og etter beste evne tilpasse seg nye lover og regler.

Men nå er det fort blitt dyrt, ressurskrevende og usikkert. 

Si hei til iO Data

Din nye "digitale arkivar"

Din egen digitale arkivar..

 

Med iO Data har du i praksis en «digital arkivar» eller assistent som har fullstendig oversikt på, og kan finne frem i alt av data og dokumenter i din bedrift. Bare gi assistenten noen få hint om hva du er på jakt etter så får du dokumentet servert på sekundet. 

..med teknisk kompetanse.. 

 

Ved behov kan du be assistenten digitalisere, omformatere dokumentet eller filen og automatisk mate det inn deres nye, moderne systemer. 

..slik du kan kutte kost og samtidig jobbe mye mer effektivt

Vi kaller det «usynlig digitalisering»: Ingen konsulenter nødvendig. Ingen prosjekter trenger å planlegges eller investeres i. Ingen tid og energi nødvendig for å «komme i mål». Kostnadene du pr. idag tror du trenger for å ha viktige lisenser/software, vedlikeholde servere, holde på kritisk kompetanse, kontorareal osv. forsvinner, eller blir kraftig redusert.

Hvordan?

Ingen fysisk eller digital fil er en utfordring for oss. Gamle papirer, bilder av dokumenter, digitale filer i utdaterte formater, gamle servere og hardisker. Med iO Data blir alt tilgjengelig i søk, klart til å digitaliseres og omformateres kun når du trenger det.

Del 1. Tilgang, oversikt og kontroll

1. Først indekserer og organiserer vi alle filer og dokumenter og gjør de tilgengelige for deg med intuitive og relevante søkeord. Dette skjer før noe blir digitalisert eller konvertert.

2. Dermed kan du med en gang søke og finne frem alt som finnes av data, objekter, filer og  dokumenter i din bedrift.  Uansett hvor/når det er lagret eller i hvilket format, om det er fysisk eller digital fil. Nå finner du det på et blunk.

Del 2. Digitalisering og konvertering:

En gradvis og «usynlig» overgang fra gamle systemer, arkiver og filtyper til dine nye foretrukne dataløsninger.

Når du har funnet et flere dokumenter,står du nå fritt til å digitalisere, konvertere og laste opp i deres nåværende løsning. Gradvis, over tid vil de filene og dokumentene som i realiteten trengs og faktisk blir brukt, automatisk finne veien til et format som kan mates rett inn på riktig plass i deres aktive datasystemer. 

Det eneste som skulle til var at en ansatt hadde behov for nettopp det dokumentet eller filen, og trykket «konverter». Ingen IT-folk, konsulenter eller lisenser nødvendig. Praktisk. 

Andreas Heldal-Lund, CEO

(+47) 900 43 299

«

De beste løsningene er de du ikke legger merke til før du tenker på hvor utrolig tungvint man jobbet «før i tiden». (før iO Data.,red.anm) 

Grunnen til at vi startet iO Data var at «alle» bedrifter har et behov for digitalisering i en eller annen form.

Problemet er å vite hva man egentlig trenger, og når. Man skal kombinere gammel morro med nye strategier, samtidig som man må tilpasse seg stadige endringer i marked og teknologisk utvikling. 

Derfor leverer vi en løsning, sammen med teknologi, som gjør at du ikke trenger å spekulere, planlegge eller gjette deg frem til beste løsning. I stedet blir digitalisering og konvertering av informasjonen i din bedrift en sømløs, intergrert del av de daglige aktivitetene i bedriften. 

Man digitaliserer kun det som trengs, når det trengs. Slik blir man mer effektiv, samtidig som man kutter kostnader og er helt sikker på at man er forberedt på fremtiden, uansett hva den har å by på. 

Hva skjer videre? (hint: ytterligere kostnadskutt og effektivisering)

Nå har alle som har behov tilgang til dokumentasjon og filer – bare et tastetrykk unna. Med denne søkeløsningen i bunn åpner det seg en del muligheter: 

Lagre fysiske dokumenter rimeligere og tryggere

Permene, mappene og arkivskapene trenger ikke være tilgjengelig «on-site» lengre, alt er jo nå tilgjengelig i søk. Dermed kan du flytte dette til en lokasjon med et mye hyggelige kostnadsbilde enn leiekost, strøm og sikkerhetskostnadene du i dag betaler for. 

Lagre hos iO-Data

Velger du å flytte dine arkiver til oss lagrer du det billigere og tryggere enn du sannsynligvis vil klare selv. Skulle du være i en situasjon hvor du faktisk trenger et dokument i sitt originale format. Gi oss beskjed og vi sender det til deg.

Opp til

0 %
kutt i kostnader

Forvent ytterligere

0 %
kutt i kostnader

Kvitt deg med unødvendige papirer og data

Vi rådgir og kan hjelpe deg å trygt makulere dokumenter, data og informasjon som du ser du ikke trenger eller ikke  har lovt til å besitte. Dette slanker kostnadsbyrden ytterligere, uansett om du lagrer selv eller hos oss.

Digitale filer og data

Samme type dokument, flere forskjellige formater: Nå blir det enkelt å konvertere filer til et format du faktisk kan bruke og samtidig lagre det rimeligere og helt trygt fra hackere o.l.   

Ikke trenger du dyre lisenser, software, hyre inn spesial kompetanse, bruke areal, strøm og egne ressurser på serverdrift eller holde liv i spesielle systemer for å ha tilgang til denne type filformater. 

Digitale filer, uansett format, som alt annet, er tilgjengelig i søk. Når du har funnet frem til ønskede fil(er) konverterer vi den rett til det formatet du ønsker å jobbe i akkurat nå.  

I tillegg kan vi ta backup på originalfilene og lagre dette på tape. Da er det ingen fare for at dataene kan blir kompromitert og det er enkelt og rimelig å gjennomopprette om uhellet skulle være ute.

Forvent ytterligere

0 %
kutt i kostnader

Med iO Data fjerner du behovet for lagringsplass, inhouse-kompetanse, drift av interne servere, spesial-software og mye annet.

I stedet har bedriften din fått et system som regulerer seg selv, hvor de filene som faktisk trenger å digitaliseres blir digitalisert ved behov og gjort tilgjengelig i dine moderne systemer.

Jobb smartere, få mer fleksibilitet og utløs utallige muligheter til å ytterligere slanke budsjettene