AKER BP

Situasjonen

Gjennom årene hadde Aker BP, som så mange andre selskaper, forskjellige typer data, lagret i forskjellige typer formater, lagret på forskjellige lokasjoner - både digitalt og fysisk

Basert på din rolle i selskapet fikk du tilgang til nødvendige data og dokumenter gjennom et lite bibliotek med forskjellige applikasjoner for å kunne utføre oppgavene dine.

For en type dokument kunne man ha flere tilganger, siden en og samme (type)dokument gjerne fantes i flere varianter, i forskjellig type filformat, eller lagret på alt fra fysisk papir til moderne skyløsninger - onsite eller hos ekstern leverandør.

Problemet

Applikasjonene alene fungerte utmerket, men i praksis, for å kunne utføre oppgaver, var ansatte, avdelinger og underleverandører avhengig av et helt økosystem av tilganger, begrensninger og løpende sikkerhetsklareringer.

I tillegg hadde man en parallell struktur som skulle administrere tilgangene og sikre at riktig person hadde riktig tilgang (hverken mer eller mindre) til enhver tid. På toppen av dette hadde man avtaler med flere underleverandører og tredjeparter som støttet driften og sikkerheten til alle dataene.

Når nye data skulle inn måtte man også avgjøre hvor og hvordan det skulle lagres uten at det gikk på akkord med fremtidige tilganger og arbeidsoppgaver for organisasjonen og dets partnere.
- og helst uten at kostnadene løp løpsk.

Legg da til en liten lovendring, en ny database som skal migreres eller en endring i prosedyrer;
og trenden i ressursbruk peker fort i en ugunstig retning.

Men man hadde ikke noe annet valg. Oppgavene må uansett løses.

Løsningen og forskjellen

AKER BP engasjerte sin eksisterende pratner Bouvet til å source en leverandør på det som i bransjen kalles "enterprise system" (Litt forenklet: et arkivssystem for store selskap, red.amn) .

Først ble en liste med kriterier utviklet basert på AKER BP's strenge krav til alt fra sikkerhet til konverterings og migreringsmuligheter, til fleksibilitet i administreringen.

Søket varte i nesten ett år, hvorav ingen av selskapene, systemene, sikkerheten, kompetansen og lagringsmulighetene var tilfredstillende.

Helt til iO Data presenterte sin løsning..

Etter et par uker etter første møte var AKER BP og Bouvet i gang med grundig due diligence og stresstesting.

iO Data besto nesten alle kravene, og satte i gang med å få oversikt.

- Rundt 15 applikasjoner ble fjernet (decomissioned) og erstattet med 3.
- Fysiske arkiver (som ikke kan digitaliseres eller kastes) ble flyttet fra AKER's eiendom til iO Data sine egne trygge og sikre lagre. (bare her utløste man store besparelser)
- AKER og dets sammarbeidspartnere forholder seg nå til en og samme løsning.
- Tilganger og sikkerhet er nå gjort fra stort sett en og samme plass.

Resultatet: Fleksibilitet, ressursbesparelser og kostnadseffektivitet.

AKER kan nå i praksis forholde seg til sine eksisterende data akkurat på samme måte som de ville gjort dersom de hadde investert i en komplett "digitalisering", flytting og omformatering av alle sine data.

I stedet for å unngå å sette i gang en "leteaksjon" for å finne spesielle dokumenter eller konvertere deler av en database, i frykt for å sprenge avdelingens budsjetter. Kan man nå bare søke opp dokumenter på tvers av database, filtype, lokasjon osv. Trenger noe å konverteres, kan dette bestilles med et par klikk, alt i samme løsning. Dette gjelder også for dokumenter som ligger hos eksterne partnere og tredjeparter.

Sikkerhets ansvarlige, internt og eksternt har full kontroll på sine områder og kan gi tilpassede tilganger i en og samme løsning. All aktivitet loggføres.

Ressursbruken for å administrere og finne frem til enkel dokumentasjon tar nå like lang tid som det alltid burde har gjort: Nesten 0. Det som før kunne ta dager eller uker (gitt at det ikke var ferie) og involvere flere personer på tvers av avdelinger, blir nå gjort av en person i ett søk, med en gang det er behov.

Avdelinger og oppgaver som har behov for konvertering av data kan nå gjøre dette ved behov, rett og slett fordi kostnaden er så lav. Derfor har produktiviteten økt betraktelig. og vil gradvis bare bli bedre og bedre, siden fleksibiliteten gjør at riktig type dokument vil over tid "finne veien" til riktig lokasjon, og filformat gjennom de daglige aktivitetene i bedriften. Ingen risiko, minimale investeringer og full frihet, nå og i fremtiden.