Situasjonen

Som de fleste selskap samler det seg opp data, filer og dokumenter, OKEA er intet unntak.
Over tid endres teknologi, oppgaver og behov. Okea hadde HR-dokumenter, finansdokumentasjon, brønndata osv. spredt rundt på flere fysiske og digitale lokasjoner, og samme type data lagret i flere typer formater. Noen data eksisterte i fysisk format lagret i arkivskap, en annen del lå som digitale filer på en lokal server som de driftet selv, siste del lå på en skyløsning som var administrert, driftet og sikret av Cegal (tredjepart).

Problemet

Isolert sett fungerte alt greit, men å finne frem var tid- og ressurskrevende. Ofte måtte man få støtte fra nøkkelpersoner for å forstå hvor man i det hele tatt skulle begynne å lete. Samme type data er blir over tid gjerne spredt på forskjellige plasser i arkivene og lagret i forskjellige formater. I mange tilfeller måtte man gå via superbrukere, administratorer, IT-folk og sikkerhetsprosedyrer for enten å få tilgang selv eller vente på at andre (med sikkerhetsklarering og/eller kompetanse) ville klare å lete seg frem til ønskede dokumenter/data. Tilslutt måtte man satse på at det ble riktig og at ingenting manglet, eller ble misforstått eller oversett. Hadde man i tillegg samlet sammen en type dokumentasjon, men som var lagret på flere forskjellige måter, måtte man igjen aktivisere andre, internt eller eksternt, for å få formatert dataene slik man til slutt kunne få mulighet til å gjøre jobben. Det var rett og slett for tid- og ressurskrevende, samt at bedriften var sårbar ift. at man var avhengig av flere enkeltpersoner med utstrakt kjennskap til deler av systemet

Ved første øyekast er det lett og tenke at man bare må konvertere alt til samme format også samle alt på en plass - så er problemet løst. Det er såklart en god ide i utgangspunktet, men man må også ta høyde for en annen viktig faktor: Kostnad og hva som er praktisk gjennomførbart. Hvor mye er det verdt å investere i digitalisering, omformatering, flytting, nye systemer og konvertering til andre filtyper? Hva med sikkerhet; er det lønnsomt og forsvarlig å ta dette ansvaret selv?

Dette leder oss til den viktigste delen av problemet:

Ingen vet hva som vil skje i fremtiden. Selv om det helt klart er mulighet for å gjøre ting bedre, raskere, moderne og mere økonomisk er det umulig å vite hvordan den ideelle løsninger ser ut om 2, 5 eller 10 år - selv om den antatte løsningen ser lovende ut på kort sikt.

Å låse seg til en løsning i dag, øker risikoen for et kostbart problem i fremtiden

Løsningen og forskjellen

iO Data fikk anledning til å ta en gjennomgang på OKEA's situasjon.

Med hjelp av vår egen programvare: io Archive og iO Surface, samt en liten modul* som ble installert på tvers av alle arkivene kan ansatte nå søke gjennom både fysiske og digitale arkiv, uavhengig av hvor selve original dokumentet ligger og uavhengig av hvilket format det er i.

* Cegal(tredjepart) fikk også anledning til å gi søketilgang uten at sikkerheten ble redusert, eller at de måtte gjøre endringer i sitt eget system.

Mulighet til å gi tilganger til spesifikke deler av arkivet til en enkelt person (intern eller ekstern) , både permanent eller for en gitt periode. All aktivitet loggføres.

Uavhengig av format, lagringsplass og fysisk lokasjon ble relevante deler av arkivet tilgjengelig i iO Surface

OKEA bruker nå et interaktivt kart til å søke seg gjennom historiske data. Husk at dataene de ser i kartet kan være lagret på alt fra fysisk papir, bildeformat, pdf, digitalt, og være lagret i fysiske arkiver eller på en moderne skyløsning. Den som skal bruke dette merker ingen forskjell.

Dersom man gjennom dette søket finner et knippe dokumenter man kunne tenke seg å ha i et annet format, løses dette enkelt i selve søkemotoren: Man kan enkelt bestille konvertering fra et format til et annet, med et par klikk.

Resultatet: Fleksibilitet, ressursbesparelser og kostnadseffektivitet.

Uten å snu opp ned på bedriften, kan nå OKEA bruke sine data "som de er", direkte i et enkelt og intuitivt søk.

OKEA kan nå i praksis forholde seg til sine eksisterende data akkurat på samme måte som de ville gjort dersom de hadde investert i en komplett "digitalisering", flytting og omformatering av alle sine data.

Alt det uten at de trengte å digitalisere noe som helst, flytte på noe eller at de måtte ta risikoen og konvertere til en bestemt filtype/løsning.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
S.Jefesen
OKEA

I praksis unngår man nå å bruke alle ressursene på å lete, finne frem og omformatere. Man slipper å være avhengig av nøkkelpersonell, kompliserte prosesser for å gi/få tilgang eller ha kompetanse på formater, lagringstyper, og eventuelle konverteringer "in-house".

Kort fortalt får man i pose og sekk. Man kjøper seg ikke et fremtidig problem for å løse noe på kort sikt. Samtidig som man beholder og forbedrer den kritiske fleksibiliteten og tilpasningsevnen fra dag en og inn fremtiden. Kostnaden er naturlig nok en brøkdel av et fullskala digitaliseringsprosjekt.