case-study-2 - iO Data

Case Study:

Skape flyt og spare tid i Multiconsult's HR-arkiv og ansettelsesprosesser

Utfordringen

Bruke mindre tid og energi for å finne frem i HR-arkivet

«Vi hadde til nå ført et manuelt arkiv på våre ansatte, innelåst i et rom, med låsbare skuffer. Her lå alle arkivmapper alfabetisk – men det ble mange skuffer når et firma har 2500 ansatte.», sier Multiconsult AS

«Dersom vi trengte et dokument på en ansatt måtte vi altså låse oss inn på rommet, låse opp riktig skuff, finne frem til den ansatte, lete igjennom alle dokumenter i mappen til vedkommende, finne frem aktuelt dokument, scanne dette, legge dokumentet tilbake igjen i mappen, låse skuffen og låse døra…. Om det da kom et oppfølgingsspørsmål om vi kunne finne frem ett dokument til, så var det altså samme runden på ny….

Når en ansatt fikk ny arbeidsavtale, en lønnsregulering o.l, måtte vi også inn på arkivrommet, låse opp arkivskuff, finne frem riktig mappe og legge dokumentet oppi. Vi hadde mange dokumenter som skulle i arkivet i løpet av en uke.»

Det elektroniske personalarkiv har automatisert oppfølging av oppbevaring og sletting av dokumenter i henhold til GDPR reglene, slik at sikkerheten mot innsyn er ivaretatt

Løsningen

HR-arkiver, ERP og rekrutteringsprosesser i skjønn forening, på tvers av roller, dokumentformat, tilganger og avdelinger:

Vi har nå et nytt rekrutteringssystem som gjør at alle aksepter på en ansettelse også flyter rett over i riktig mappe i det elektroniske arkivet, som opprettes samtidig med at en ansatt opprettes i Maconomy (et ERP-system. red.anm).

Siden vi nå har fleksibilitet og valgmuligheter har vi laget rutiner for hvilke dokumenter leder selv kan laste opp og hvilke dokumenter som må sendes til HR, for videre behandling (dette er dokumenter som går på endring av stilling, endring av lønn, endring av seksjon osv osv – der vi må inn å manuelt endre og oppdatere dokumentene).

Alt dette er mulig fordi iO Data kunne «tilpasse» de fysiske filene og utdaterte formatene slik at de passet i våre nye, foretrukne systemer

Resultatet

«Vi har spart enormt med tid på dette, kanskje bortimot en

0 %

stilling

Dette er nå så enkelt og raskt som du får det.

Alikevel er det tryggheten på at alt leveres og lagres der det skal, som er den virkelige fordelen. Det gjør at vi føler oss tryggere, og derfor kan jobbe raskere uten å måtte bekymre oss unødig, og får derfor gjort utrolig mye mer enn før.

Anbefales.