Enten du driver med daglig drift eller mer spesifikke arkiveringsbehov, er det viktig å ha gode løsninger for både dokumentoppbevaring og papiroppbevaring.
iO Data tilbyr moderne og kostnadseffektive løsninger som gjør oppbevaring enklere, tryggere og mer tilgjengelig for bedrifter i alle størrelser. Med lang erfaring innen data- og dokumentbehandling, forstår iO Data utfordringene bedrifter står overfor når det gjelder å balansere mellom digitalisering og fysiske arkiver. Her er hvordan de kan hjelpe din bedrift med å optimalisere oppbevaringen.
Dokumentoppbevaring: En nødvendighet for fremtiden
Selv om digitalisering står høyt på dagsordenen, er det ikke alltid like enkelt å fjerne fysiske dokumenter fra kontorene. Loven stiller ofte krav til hvordan dokumenter må lagres, og mange bedrifter må fortsatt oppbevare papirversjoner i flere år. Dette kan skape utfordringer både når det gjelder plass og sikkerhet.
iO Data tilbyr skreddersydde løsninger for dokumentoppbevaring, hvor fysiske dokumenter kan oppbevares trygt og sikkert uten at de tar opp unødvendig plass på kontoret. Ved hjelp av avanserte skanningssystemer kan iO Data også tilby en sømløs overgang fra papir til digitalt format, slik at du enkelt kan hente frem dokumentene når du trenger dem via vår iO Datahub løsning.
Noen av fordelene med iO Datas løsninger for dokumentoppbevaring inkluderer:
- Sikkerhet: Fysiske dokumenter oppbevares i trygge lokaler med strenge adgangskontroller og overvåking, noe som reduserer risikoen for tyveri eller tap.
- Tilgjengelighet: Med både fysisk og digital tilgang kan bedrifter enkelt hente frem dokumenter når de behøver det.
- Redusert plassbruk: Ved å outsource dokumentoppbevaring kan bedrifter frigjøre verdifull kontorplass, samtidig som de sikrer at dokumenter fortsatt er tilgjengelige.
Papiroppbevaring: Hvorfor er det fortsatt viktig?
Selv om mange dokumenter i dag digitaliseres, er det fortsatt en rekke tilfeller der papirversjoner må oppbevares. For eksempel kan kontrakter, juridiske dokumenter og visse regnskapsdokumenter kreve oppbevaring i en spesifikk periode ifølge lover og regler. iO Data hjelper bedrifter med å finne den beste løsningen for papiroppbevaring, og sikrer at viktige dokumenter ikke går tapt eller blir ødelagt.
Papiroppbevaring kan være spesielt relevant for bedrifter som har lange oppbevaringskrav, som advokatfirmaer, regnskapsbyråer og offentlige instanser. iO Datas løsninger for oppbevaring av papir sørger for at dokumentene lagres trygt og kan hentes frem ved behov, samtidig som de skannes og tilgjengeliggjøres i digitale formater.
Fordeler med profesjonell papiroppbevaring:
- Langsiktig bevaring: Dokumenter som må oppbevares over mange år, kan sikres mot fysiske skader som vannskader, brann eller uautorisert tilgang.
- Organisering: Med iO Datas systemer kan alle dokumenter enkelt katalogiseres og merkes, slik at de er lett å finne frem til ved behov.
- Kostnadsbesparelser: Ved å lagre dokumentene eksternt slipper bedrifter å investere i egne oppbevaringssystemer og kontorareal.
Kombinasjonen av fysisk og digital oppbevaring
For mange bedrifter er det viktig å ha en kombinasjon av fysisk og digital oppbevaring. Selv om det fysiske dokumentet må oppbevares, kan digital tilgang bidra til å forenkle hverdagen og redusere behovet for å hente frem papirversjoner. iO Data tilbyr både skanningstjenester og lagringsløsninger som gjør denne overgangen sømløs.
Skanning av dokumenter gjør det enkelt å få tilgang til papirbasert informasjon på tvers av avdelinger, kontorer og lokasjoner. Dette er spesielt nyttig for bedrifter som opererer over flere steder eller har behov for rask tilgang til dokumenter.
Med en hybrid løsning fra iO Data kan du være trygg på at:
- Alle dokumenter er tilgjengelige: Uansett om de er i fysisk eller digital form, sørger iO Data for at du kan hente frem informasjon raskt og enkelt.
- Redusert risiko: Både papir og digitale dokumenter lagres sikkert og er beskyttet mot tyveri, uautorisert tilgang og tap.
- Effektiv oppbevaring: En kombinasjon av fysisk lagring og digitale løsninger kan redusere kostnader og plassbruk samtidig som det øker effektiviteten i organisasjonen.
Hvorfor velge iO Data for dokumentoppbevaring og papiroppbevaring?
iO Data har en solid forståelse av de komplekse utfordringene bedrifter står overfor når det gjelder dokumentoppbevaring. Med skreddersydde løsninger for både dokumentoppbevaring og papiroppbevaring, sikrer de at bedrifter kan oppbevare informasjon på en trygg og kostnadseffektiv måte.
Ved å velge iO Data får du ikke bare tilgang til fysisk lagring av dokumenter, men også muligheten til å digitalisere, optimalisere og organisere arkivene dine. Dette gir deg fleksibiliteten til å jobbe effektivt, uansett hvor dokumentene befinner seg, og gir bedriften din en fremtidssikret løsning.
